Gestion administrative de votre copropriété

Le registre des copropriétaires : où figurent les informations sur les copropriétaires et leurs parts respectives.

Mise à jour annuelle du registre des copropriétés

Les archives de la copropriété : gestion des documents financiers, des contrats avec les prestataires, des courriers, etc.

Convocation des copropriétaires : envoyer les convocations aux copropriétaires selon le canal de diffusion retenu par chacun (papier en lettre recommandée postale ou de façon dématérialisée en Lettre recommandée électronique (LRE)) et dans le respect des délais légaux

Établissement de l’ordre du jour : rédiger un ordre du jour précis selon les besoins de la copropriété et en collaboration avec les membres du Conseil Syndical, mais aussi selon les demandes spécifiques des copropriétaires

Rédaction du procès-verbal : A la fin de l’assemblée, le syndic rédige le procès-verbal de la réunion qui doit être signé en séance et qui reprend les décisions prises, les résolutions votées et les actions à entreprendre.

Envoi de documents et de courriers : envoi des documents légaux ou informatifs nécessaires à chaque copropriétaire (appels de fonds trimestriels, convocations, rapports financiers, etc.).

Réponses aux questions des copropriétaires : le syndic est l’interlocuteur principal des copropriétaires pour toute question relative à la gestion de la copropriété.

Gestion des demandes spécifiques : répondre aux demandes particulières, notamment concernant les travaux à réaliser ou les questions liées à l’usage des parties communes.

Mise à disposition d’un extranet

Exécution des résolutions : s’assurer que les travaux ou actions décidés lors de l’AG sont réalisés dans les délais impartis.

Respect des lois : veiller à la conformité des actions avec les lois locales et nationales (par exemple, les obligations liées aux économies d’énergies, normes de sécurité, d’accessibilité, de gestion des déchets, etc.).

Révision du règlement de copropriété : si nécessaire, proposer les modifications ou les mises à jour du règlement de copropriété.